HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT ONEDRIVE
GIỚI THIỆU ONEDRIVE
I. CÁCH CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG
1. Sử dụng trên Web
1.1. Đăng nhập:
Nếu sử dụng trên nền tảng web thì không cần tải về máy, vì tài khoản được trường cấp nên người dùng sẽ không cần đăng ký.
Bước 1: : Truy cập vào trang web https://onedrive.live.com/ trên Google Chrome. Click vào “Đăng nhập”.
Thao tác đăng nhập Nhập Email => Nhập Mật Khẩu => Xác thực duy trì đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công, Onedrive sẽ đưa người dùng đến với trang giao diện làm việc chính của OneDrive.
Thanh công cụ có thể chọn
- Tệp của tôi: để xem tất cả các tệp đã được tạo trong thời gian làm.
- Gần đây: xem các tệp được mở gần đây
- Thùng rác: Xem lại các tệp đã bị xoá, nếu có trường hợp xoá nhầm có thể khôi phục lại trong vòng 30 ngày.
Tạo thư mục, tạo tệp mới: Chọn vào phần mới để lựa chọn
Tải lên: có thể tải tệp hoặc tải file lên bằng cách chọn Tải tệp để lựa chọn tải tệp hoặc file
Chọn chế độ sắp xếp và hiển thị thư mục với lựa chọn sắp xếp và chế độ hiển thị ở góc trên bên phải của màn hình:
Cài đặt giao diện và cài đặt chức năng:
- Cài đặt Onedrive: cài đặt các thông báo và cài đặt mở rộng
Thay đổi ngôn ngữ và múi giờ , chế độ hiển thị:
1: thay đổi ngôn ngữ và múi giờ- 2: chế độ hiển thị nền sáng, tối
Thay đổi mật khẩu bằng cách ấn vào Thay đổi mật khẩu và nhập mật khẩu để xác thực tài khoản và thay đổi mật khẩu bằng cách nhập mật khẩu mới bằng và xác thực lại lần nữa:
1.2. Cách upload, download, xoá tập tin, thư mục trên Onedrive
1.2.1. Cách upload
Chọn tệp hoặc thư mục ở phần tải lên để tải nội dung cần đưa lên
Chọn thư mục hoặc tập tin mà muốn tải lên sau đó chọn “Tải lên”. Sau khi nhấn tải lên thì sẽ có một cảnh báo hỏi “bạn có chắc chắn muốn tải lên” chọn “Tải lên” tiếp một lần nữa.
Đây là kết quả sau khi upload file, tiếp đến là cách download.
1.2.2. Cách download
Rất đơn giản, chỉ cần click chuột phải vào tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn => này thanh công cụ sẽ hiển thị như sau:
Bạn muốn download thư mục/ tập tin thì chỉ cần ấn vào tải xuống thì có thể tải nội dung về máy. Ngoài ra còn có một số tính năng khác như: chia sẻ, sao chép liên kết, yêu cầu tệp, quản lý quyền truy cập, di chuyển đến, sao chép đến, đổi tên, tự động hoá và chi tiết.
Ngoài cách nhấn chuột phải vào tệp/ thư mục thì còn có thể chọn thư mục/ tệp và bên dưới thanh tìm kiếm sẽ hiển thị các chức năng như hình dưới:
 |
Các tính năng tương ứng khác trong thanh sẽ gồm có:
Tạo mới thư mục hoặc file bất kì
Ở đây có thể tạo mới thư mục, tài liệu word…
Chia sẻ có thể chia sẻ bằng liên kết qua gmail, link liên kết và quản lý truy cập của tệp được chia sẽ.
Chú ý: Ngoài cách chia sẽ như trên thì có thể chia sẽ bằng cách khác
-
- Chọn tệp cần chia sẽ trên máy tính
- Nhấn nút Share => hộp thoại Share xuất hiện
Ở đây bạn có thể có các tuỳ chọn khác nhau như hình:
- Yêu cầu tệp
- Tải xuống
- Xoá
- Đổi tên
- Tự động hoá
- Di chuyển tệp/ thư mục
- Sao chép tệp/ thư mục đến
- Sắp xếp theo
- Hiển thị số thư mục số tệp đã được chọn
Cách hiển thị theo 
- Một vài thông tin khác
1.3. Tạo tập tin, thư mục trên Onedrive
Tạo mới thư mục hoặc file bất kì, ở đây có thể tạo mới thư mục, tài liệu word….
Ví dụ: chọn tạo một tài liệu Word thì sẽ đến với trình soạn thảo của word với giao diện soạn thảo như sau:
1.4. Xoá hoặc phục hồi tập tin trên Onedrive
- Cách xoá rất đơn giản tương tự như download chỉ cần chọn thư mục/ tệp tin mà bạn muốn xoá nhấn chuột phải và chọn xoá. Muốn khôi phục vào Thùng rác => chọn thư mục/ tập tin cần khôi phục =>
*Lưu ý:
Điểm mạnh của OneDrive Online là có dung lượng lớn lưu, dung lượng lưu trữ lên đến 1TB. Người dùng có thể tạo file hay tệp và làm việc trực tiếp ở chế độ web mà không cần tải về máy để máy tính có thể nhẹ hơn và mức dung lượng lưu trữ được nhiều hơn,
Bên cạnh đó dùng ở chế độ web cũng có hạn chế của nó là không thể dùng khi không có kết nối internet và giao diện mới nên người dùng phải làm quen trước khi sử dụng và có một vài tính năng chưa đầy đủ như bản tải về trên PC
1.5. Chia sẽ OneDrive
Để chia sẽ tài liệu từ OneDrive: Chọn tệp cần chia sẽ => nhấn chuột phải vào tệp => chọn các chức năng trong tab hiển thị bên cạnh:
Trong tab hiển thị có thể chia sẽ, sao chép liên kết, yêu cầu tệp, quản lý truy nhập, tải xuống, di chuyển, sao chép, đổi tên,….
2. Trên di động
2.1. Cài đặt và đăng nhập
Cũng như các ứng dụng khác muốn cài đặt ứng dụng OneDrive trên điện thoại chỉ cần vào CH Play hoặc Appstore => nhập tên ứng dụng vào ô tìm kiếm => nhấn cài đặt. Quá trình cài đặt hoàn tất thì ấn mở và đi vào quá trình thiết lập.
- Khi ứng dụng được tải hoàn tất và mở thì OneDrive sẽ đưa bạn đến giao diện đăng nhập như sau:
hình 1: Màn hình chào
hình 2: Nhập email
hình 3: Nhập mật khẩu
- Khi đăng nhập hoàn tất bạn sẽ đến với giao diện làm việc chính gồm các thành phần:
- Khi đăng nhập trên thiết bị di động thì OneDrive sẽ được đồng bộ dữ liệu với máy tính và được cập nhật thường xuyên. Khi chỉnh sửa trên một thiết bị bất kì thì thiết bị kia cũng được cập nhật.
-
-
- Tạo mới
- Tìm kiếm nội dung bất kì đã được lưu trên OneDrive
- Xem tất cả các file đã được tạo và làm việc trên OneDrive
- Vùng chứa các tệp hoặc file đã được đồng bộ
- Nhập tài liệu bằng một cách khác có thể nhập bằng cách chụp ảnh, tạo bảng, danh thiếp,…..
-
2.2.1. Tạo một tệp tin mới, một file mới
Ấn dấu + góc trên bên trái để mở tính năng tạo mới
- Có thể tạo mới một thư mục, tạo mới một tài liệu word, tạo mới bản trình bày PowerPoint, tải lên một file, chụp ảnh, quét mã để nhập tài liệu.
2.2.2. Upload, download, khôi phục và chia sẽ
- Bên cạnh việc tạo mới thì trên thiết bị di động cũng như trên PC có thể Upload, download và khôi phục lại một nội dung bất kì:
- Upload : Nhấn vào dấu + góc trên bên phải => Chọn tải lên => Chọn nội dung cần Uploaad => tiếp tục ấn chọn một lần nữa để tải tài liệu lên.
- Download: Thao tác Download trên điện thoại rất đơn giản cũng như trên bảng PC chỉ cần ấn vào file/ thữ mục cần tải xuống => Tải xuống => chọn vị trí lưu => ấn lưu và đợi tải xuống.
- Khôi phục: Tương tự trên PC trên di động cũng vào thùng rác => tuỳ chọn dấu
bên phải thư mục => ấn khôi phục, file được chọn sẽ được khôi phục.
Lưu ý: File được lưu trong thùng rác có thời hạn là 30 ngày kể từ ngày xoá, sau 30 ngày sẽ không khôi phục lại được nữa.
- Chia sẽ: Ngoài các thao tác tạo mới, Upload, Download và khôi phục thì OneDrive cũng có tính năng chia sẽ.
B1: Vào trang chủ => Chọn mục cần chia sẽ => ấn dấu 
bên phải tài liệu
B2: Ấn chia sẽ
B3: Nhập địa chỉ email người nhận
B4: Nhập nội dung cho email để gửi đi ( có thể bỏ qua)
B5: Chỉnh sửa quyền truy cập gồm có quyền: Cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ xem (có thể thực hiện B6 trước và thực hiện chỉnh sửa quyền ở B7)
B6: Ấn vào đây để cài đặt liên kết
B7: Như B5
B8: Ở đây sẽ giới hạn thời gian truy cập vào link, cài đặt thời gian nếu truy cập sau thơi gian đó sẽ không được phép truy cập nữa.
B9: Cài đặt mật khẩu, chia sẽ link cho bất cứ ai nhưng nếu không được chủ sở hưu cung cấp mật khẩu thì sẽ không thể truy cập.
B10: Gửi chia sẽ.
- LƯU Ý: Từ bước B4 đến B9 có thể bỏ qua.
3. Trên PC
3.1. Cài đặt
Truy cập vào link: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/onedrive/download để tải về cho máy tính, sau khi quá trình tải hoàn tất thì thực hiện cài đặt tương tự các ứng dụng khác.
3.2. Sử dụng
- Khi đăng nhập thành công
góc dưới bên phải sẽ xuất hiện đám mây với biểu tượng đám mây xanh nếu trường hợp đám mây màu trắng là tài khoản cá nhân. Trường hợp đám mây màu xanh là tài khoản của doanh nghiệp.
- Lưu ý: Một thiết bị chỉ có thể đăng nhập 1 tài khoản cá nhân và 1 tài khoản của doanh nghiệp/trường học. Không có trường hợp đăng nhập cùng lúc nhiều tài khoản cá nhân.
- Thao tác với onedrive trên máy tính
-
- Để cài đặt ấn
xuất hiện hộp thoại
- Để cài đặt ấn
Settings: Cài đặt- Account: Thông tin tài khoản của người dùng
- Backup:Chọn tệp để lưu
- Network:
- Office:
- About:
- Settings:
Trong phần General (cài đặt chung)
-Start onedrive automatically when I sign in to windows: Cho phép khởi động khi mở máy
– Automatically pause sync when this device in battery saver mode: Tự động tạm dừng đồng bộ hóa khi thiết bị ở chế độ tiết kiệm pin
– Automatically pause sync when this device in on a meterd network: Tự động tạm dừng đồng bộ hóa khi thiết bị mất kết nối với mạng
Tuỳ chọn tính năng lưu trữ có thể chọn tính năng chỉ lưu trữ trên đám mây (Onedrive) hay chọn lưu cả trên máy và trên Onedrive
Tạo liên kết tài khoản:
Hiển thị chế độ lưu trữ
Để chuyển từ chế độ này sang chế độ khác ta chọn thư mục/ file cần chuyển nhấn chuột phải và thư mục :
-
- Always keep on this device: Cho phép lưu cả máy tính và Onedrive
- Free up space: chỉ được phép lưu trên Onedrive.
Backup: Chọn ché độ sao lưu người dùng có thể tự động sao lưu tất cả dữ liêu trong 3 thư mục này.
- Desktop: trên màn hình
- Document:trên thư mục document
- Picture:trên thư mục ảnh
- Lưu ý: Chỉ sử dụng được trên máy tính cá nhân, nếu như máy tính làm việc chính sách bảo mật cao, tuỳ thuộc từng máy sẽ cho phép sao lưu khác nhau.
II. KẾT LUẬN
- Hầu hết việc sử dụng ở phiên bản nào thì cũng có cái thuận tiện và các hạn chế nhất định nhưng khi sử dụng trên nền tảng PC sẽ là giao diện quen thuộc, dễ sử dụng và không mất thời gian để tìm hiểu cũng như học cách thao tác.
- Đồng bộ hoá dữ liệu nhanh và không cần đến các công cụ hỗ trợ khác như USB hay chuyển dữ liệu từ máy này sang máy khác.
- Vì ứng dụng có trên 3 nền tảng PC, WEB và di động tạo nên việc thuận tiện khi làm việc.
- Truy cập bất cứ đâu làm việc mọi lúc mọi nơi khi không có kết nối internet vẫn có thể làm việc được.
- Điểm mạnh của OneDrive so với Drive là dung lượng lưu trữ nhiều hơn (1TB), tương thích tốt với các phần mền văn phòng
- Đồng bộ với các ứng dụng của Mricosoft Office thuận tiện cho việc thao tác lưu trữ truy cập.
- Liên kết với nhiều ứng dụng khác:
- Liên kết Word: Soạn thảo văn bản
- Liên kết PowerPoint: tạo bảng thuyết trình phục vụ việc giảng dạy, thuyết trình,…
- Liên kết Excel: xử lý các lượng dữ liệu lớn.
- Liên kết với OutLook: gửi gmail
- Liên kết với Microsoft Teams: Tạo các cuộc họp, gọi điện trò chuyện, cộng tác, dạy học, …
- Liên kết OneNote: Ghi chú thích
Bên cạnh các ứng dụng trên thì các ứng dụng lập lịch như Planner, nhắc việc Todo cũng rất tiện ích trong công việc.
