HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN MICROSOFT TEAMS

1.1. MICROSOFT TEAMS LÀ GÌ ?

Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin dành cho các nhóm doanh nghiệp được Microsoft ra mắt vào năm 2017. Microsoft Teams hỗ trợ tạo phòng họp hay nhắn tin trực tiếp và cả trò chuyện âm thanh cũng như video, người dùng cũng có thể gửi kèm tệp với nền tảng này.

1.2. ƯU ĐIỂM MICROSOFT TEAMS

• Bảo mật dữ liệu hiệu quả
• Tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau
• Dữ liệu trong Microsoft Teams được tập trung về một nơi để đảm bảo hiệu quả công việc
• Không mất phí khi sử dụng

1.3. TẠI SAO PHẢI SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS?

Hiện nay có khá nhiều ứng dụng dùng để họp như google meet, zoom,… Ứng dụng nhắn tin như Zalo, Messenger,… Có quá nhiều sự phân tán với Teams, người dùng có thể dễ dàng tập trung sự chú ý của mình vào các chủ đề liên quan đến công việc và ưu tiên thời gian làm nhiều việc khác tốt hơn. Thay vì dành thời gian kiểm tra thư mới từ hộp thư đến, Teams sẽ phân chia luồng thông tin thành các kênh. Kênh chỉ chứa các cuộc hội thoại, cuộc họp và tài liệu liên quan đến chủ đề của kênh cụ thể đó. Vì vậy, thay vì phải kiểm tra thông báo, tin tức cập nhật trên mail dẫn đến hòm mail có thể bị quá tải, có thể tập trung sự chú ý có giá trị và dành thời gian cho các kênh thực sự làm việc.

CHƯƠNG 2: CÁCH CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG TRÊN CÁC NỀN TẢNG

2.1. TRÊN NỀN TẢNG WEB

Lên nền tảng truy cập web bất kỳ, nhập nội dung microsoft 365. Tìm địa chỉ www.office.com. Và truy cập vào “Office 365 login”.
Lưu ý: phải là office.com tránh trường hợp đăng nhập tài khoản ofice.com hoặc offiice.com. Kẻ tấn công tạo ra địa chỉ giả để bẫy những người không tỉnh táo nhập thông tin vào rồi đánh cắp mật khẩu cũng như dữ liệu mật công ty, nhà trường.

Sau khi vào web www.office.com anh chị chọn vào đăng nhập phía bên tay phải màn hình.

Sau đó nhập tài khoản được trường cung cấp 🡺 Tiếp theo

Nhập vào mật khẩu 🡺 Đăng nhập

Đối với tài khoản được cung cấp thì người quản trị sẽ cài đặt đổi mật khẩu sau khi đăng nhập.

Sau khi đăng nhập vào xong. Anh chị chọn công cụ khởi động ứng dụng phía bên tay trái để xem những ứng dụng trong microsoft 365. Sau đó chọn Microsoft Teams để bắt đầu Teams.

Màn hình Teams

2.2. TRÊN NỀN TẢNG PC

Lên nền tảng truy cập web bất kỳ, nhập nội dung “microsoft teams download pc”. Tìm địa chỉ www.microsoft.com. Và truy cập vào “Tải xuống Microsoft Teams”.

Chọn tải xuống cho máy tính, sau đó chọn Teams theo mục đích sử dụng

Hoặc có thể tải xuống sau khi làm xong 2.1. Chọn cài đặt và hơn thế nữa và chọn tải xuống trên ứng dụng máy tính. Phiên bản này tích hợp đầy đủ hơn. Đương nhiên sẽ nặng hơn nhưng không thành vấn đề.

2.3. TRÊN NỀN TẢNG MOBILE (ANDROID)

Truy cập CH Play nhập “Microsoft Teams”. Biểu tượng MS Teams hiện ra và bấm cài đặt để tải xuống.

Sau khi cài đặt xong thì mở lên bằng cách click vào mở để mở ứng dụng ngay.

Nhập tài khoản được cung cấp tại trường

Nhập mật khẩu

Sau khi vào được ứng dụng rồi, bấm tiếp theo khi có thông báo hướng dẫn sử dụng.

CHƯƠNG 3: CÁC TÍNH NĂNG MICROSOFT TEAMS

3.1. TRÒ CHUYỆN(CHAT)

Chức năng cơ bản thường thấy trong hầu hết các ứng dụng dùng để liên lạc giữa các nhóm, cá nhân.

3.1.1. Thêm một liên hệ muốn trò chuyện

• Đối với pc và web anh chị làm như sau
  • Chọn trò chuyện 🡺 Danh bạ 🡺 Mục yêu thích 🡺 Thêm một liên hệ vào nhóm này

 

• • Nhập tên hoặc địa chỉ mail người muốn tìm kiếm trò chuyện

• • Sau đó xác nhận “ Thêm” và bắt đầu trò chuyện

• Đối với mobile anh chị làm như sau
  • Click vào cuộc trò chuyện mới nhập tên liên hệ muốn thêm và bắt đầu trò chuyện .

3.1.2. Các tiện ích tích hợp trong lúc trò chuyện

• • Định dạng : Đây là tính năng hỗ trợ soạn thảo văn bản như một bản word mini, có thể in đậm, in nghiêng, gạch chân, chọn tiêu đề, căn phải, căn trái, căn giữa,…
  • Đính kèm tệp : Đây là tính năng tải lên hình ảnh, file, video từ máy tính hoặc từ OneDrive
  • Loop : Đây là tính năng mà trong cuộc trò chuyện của anh chị có thể chỉnh sửa nội dung trực tuyến. Mục đích sử dụng thành phần loop để tạo các khảo sát cũng như yêu cầu những thông tin phục vụ cho công việc.
  • Emoji : Gửi các biểu cảm đi kèm với tin nhắn tạo sự vui nhộn thể hiện cảm xúc cá nhân.

• • Giphy : Gửi các hoạt ảnh sôi động, vui vẻ

• • Hình dán : Gửi các hình dán lớn thể hiện cảm xúc bản thân

• • Lên lịch cuộc họp : Tạo các thời gian biểu nhắc nhở người trong nhóm nhớ đến lịch trình, lịch họp của nhóm, không bị chậm trễ gây ảnh hưởng tới người khác.

3.2. NHÓM

Nhóm : Đây là nơi tụ họp nhóm người trong tổ chức hoặc lớp học bàn giao công việc. Khi vào tính năng nhóm anh chị có 2 lựa chọn là tham gia vào nhóm đã có sẵn bằng mã code nhóm hoặc tạo nhóm mới.

Kênh : Là nơi công việc thực hiện, các cuộc gọi video, tin nhắn văn bản, âm thanh được diễn ra. Chia sẻ các tệp và nơi ứng dụng được thêm vào.

3.2.1. Tạo nhóm

• Để quản lý lớp học hoặc tổ chức của mình thì nên tạo một nhóm để dễ dàng chia sẻ cũng như quản lý công việc một cách hiệu quả và khoa học hơn.
• Đối với Pc và website
  • Click vào tạo nhóm và chọn một kiểu nhóm mà sắp quản lý bao gồm lớp học, cộng đồng học tập chuyên nghiệp, nhân viên và các loại khác.
    • Lớp học : Giáo viên là người tổ chức các nhóm lớp học và học viên sẽ tham gia với tư cách là thành viên. Mỗi nhóm lớp học cho phép tạo các bài tập và bài kiểm tra, ghi lại ý kiến phản hồi của học viên và cung cấp cho học viên không gian riêng tư để ghi chú trong Class Notebook.
    • Cộng đồng Học tập Chuyên nghiệp (PLC) : Giảng viên cùng nhau thực hiện các mục tiêu chung hoặc phát triển chuyên môn. Mỗi nhóm PLC cho phép sắp xếp tài liệu, cộng tác và truy nhập một sổ tay OneNote chứa sẵn các mẫu cho các tác vụ PLC chung.
    • Nhân viên : Lãnh đạo nhóm nhân viên là chủ sở hữu của nhóm nhân viên và thêm những người khác làm thành viên. Mỗi nhóm nhân viên cho phép giao tiếp, chia sẻ tài liệu quan trọng và thiết lập Sổ tay nhân viên để theo dõi các mục tiêu quản trị chung.
    • Khác : Giảng viên hoặc học viên có thể tạo các nhóm để cùng nhau thực hiện mọi mục tiêu, dự án hoặc hoạt động chung.
  • Khi đã chọn được loại nhóm thì tiếp theo cần phải điển thông tin để thuận tiện tìm kiếm, ghi nhớ tên nhóm và mô tả nhóm. Lưu ý về quyền riêng tư tuỳ thuộc theo mục đích nhóm tạo ra mà chọn quyền riêng tư phù hợp.
  • Sau khi đã tạo nhóm, thì cần thêm thành viên vào nhóm để bắt đầu cuộc trò chuyện và làm việc.
  • Đã thêm và tạo thành công

• • Khi muốn tham gia hay tạo một nhóm mới chọn “Tham gia hoặc tạo nhóm mới ở phía trên bên tay phải màn hình”
  • Mời người khác tham gia bằng liên kết nhóm bằng cách chọn vào dấu 3 chấm bên phải màn hình và nhận liên kết kênh. Sau đó gửi cho những thành viên của mình.

Sau khi nhận được liên kết, người bên kia chỉ cần coppy và dán vào trang web, microsoft teams sẽ tự động thêm vào nhóm.

• • Sau khi tạo thành công anh chị sẽ có giao diện như sau

+ Tab Posts (Bài đăng): dùng để đăng bài và tương tác với sinh viên

+ Tab File (Tệp): upload hoặc download file tài liệu.

+ Tab Class Notebook: sổ tay giáo viên.

+ Tab Assignment (Bài tập): giáo viên soạn bài tập giao cho sinh viên.

+ Tab Grade: giáo viên chấm bài tập và trả điểm cho sinh viên.

• Đối với mobile
  • Chọn dấu 3 chấm phía bên phải màn hình 🡺 Tạo nhóm mới

• • Các mẫu giống như loại nhóm trên pc hoặc website. Ở đây anh chị chọn lớp học và nhập vào thông tin tên nhóm và mô tả nhóm.

• • Sau đó thêm học viên hoặc người quản trị

• • Sau khi tạo nhóm xong anh chị có các tác vụ

• • • Quản lý thành viên : thêm thành viên sau khi tạo nhóm và chia quyền giáo viên hay học viên
    • Quản lý thẻ : cho phép anh/chị cập nhật mã theo dõi và các đoạn mã liên quan
    • Quản lý kênh : quản lý cho phép tạo kênh, cài đặt quyền của kênh, thêm thành viên vào kênh
    • Rời khỏi nhóm : Cho phép rời nhóm khi cảm thấy nó không phù hợp hoặc vào nhầm
    • Chỉnh sửa nhóm : Chỉnh sửa thông tin nhóm bao gồm, tên nhóm và avatar
    • Xoá nhóm : Dành cho người tạo nhóm, có thể xoá khi tạo nhóm sai hoặc khi kết thúc môn học
    1. Tạo kênh
• Đối với pc và website

Mỗi nhóm có một kênh Chung, đây là kênh hiệu quả để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả nhóm cần. Để thêm nhiều kênh:

• • 1. Chọn Thêm tùy chọn…bên cạnh tên nhóm.
    2. Chọn Thêm kênh.
    3. Nhập tên và mô tả cho kênh. Có thể xây dựng kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên phòng ban, hoặc bất cứ điều gì mình thích.
    4. Chọn tự động hiển thị kênh này trong danh sách kênh của anh chị nếu muốn kênh này được tự động nhìn thấy trong danh sách kênh của anh chị.
    5. Chọn Thêm.
• Đối với điện thoại

1. Chọn vào thanh tuỳ chọn phía bên tay phải nhóm
2. Chọn quản lý kênh
3. Chọn thêm kênh
4. Nhập tên kênh, mô tả kênh
5. Bấm xác nhận

3.3. MỘT SỐ TÍNH NĂNG TRONG NHÓM LỚP HỌC

3.3.1. Tải tài liệu

• Đối với Pc và website
  • Tại giao diện của tab Posts: chọn Upload Class Material (Tải lên tài liệu lớp học) hoặc Tệp (File)

• • Chọn Upload(Tải lên)
  • Chọn đường dẫn đến file cần tải lên và nhấn Open (Mở)
  • Và đây là kết quả
• Đối với mobile
  • Đầu tiên tại cuộc hội thoại chọn tệp 🡺 Bung rộng thêm tệp hoặc thư

mục 🡺 Tải lên 🡺 Chọn hình ảnh video bất kỳ là có kết quả

3.3.2. Soạn bài tập

• Đối với pc và website
  • Chọn tab Assignment (Bài tập), chọn Create.
  • Giảng viên chọn 1 trong 2 dạng bài tập: tự luận (Assignment) hoặc trắc nghiệm(Quiz), sau đó soạn nội dung bài tập trực tiếp trên MS Office365 Teams.

Tạo bài tập mới với các yêu cầu

– Đối với mobile

• Xem bài tập bằng cách nhấn vào Bài tập từ thanh ứng dụng.
• Tạo bài tập bằng cách nhấn vào thêm

Lưu ý: Bài tập chỉ dành cho nhóm tạo ra là lớp học

• Khi bấm vào thêm bài tập anh chị có bài tập mới, bài kiểm tra mới và từ bài tập hiện có

• • • Bài tập mới dành để tạo bài tập tự luận
    • Bài kiểm tra mới dùng để tạo biểu mẫu bài kiểm tra
    • Từ bài tập hiện có để sửa lại các bài tập cũ thành bài tập mới

Đối với bài tự luận thì giáo viên click vào từng học sinh và cho điểm còn với bài trắc nghiệm thì MS Teams sẽ tự chấm điểm cho bài tập đó.

Mẹo:

• Nếu anh chị không thấy Bài tập trong thanh ứng dụng, hãy chọn Thêm … > xếp lại để thêm nó vào thanh ứng dụng của anh chị.
• Nhấn vào biểu tượng tìm kiếm trên ứng dụng dành cho thiết bị di động của anh/ chị để tìm kiếm bài tập theo từ khóa.

Để thêm bài tập

• Nhấn vào Bài tập trong thanh ứng dụng.
• Nhấn vào biểu tượng + và nhấn vào + Bài tập mới.
• Click vào một lớp học, sau đó click vào Tiếp.
• Nhập chi tiết bài tập. Tiêu đề là bắt buộc. Tất cả các trường khác đều là tùy chọn.
• Theo mặc định, bài tập được tự động gán cho Tất cả học sinh. Để phân công cho các học sinh hoặc nhóm cụ thể:
• Nhấn vào danh sách học viên thả xuống bên dưới Giao cho.
• Chọn Từng học viên hoặc Nhóm học viên.
• Nhấn vào Đính kèm để đưa tài liệu tham khảo vào bài tập.
• Nhấn giao để đăng bài tập. Học sinh của anh/chị sẽ được thông báo rằng bài tập đã được thêm vào.

Để tái sử dụng bài tập hiện có

• Nhấn vào Bài tập trong thanh ứng dụng.
• Gõ nhẹ Thêm +.
• Làm theo lời nhắc để chọn và chỉnh sửa bài tập mà anh chị muốn tái sử dụng.
• Gõ nhẹ Gán.

Chỉnh sửa bài tập

• • • Nhấn vào Bài tập trong thanh ứng dụng và mở bài tập anh chị muốn chỉnh sửa.
    • Nhấn vào Xem thêm tùy Biểu tượng Tùy chọn khác.
    • Nhấn vào Chỉnh sửa bài tập.
    • Nhập cập nhật, sau đó gõ nhẹ Cập nhật để lưu các thay đổi của anh chị khi anh chị hoàn tất.
    • Để xóa bài tập, nhấn vào biểu tượng thùng rác > Có.

Mẹo: Để xem bài tập từ góc nhìn của học sinh, nhấn vào dạng xem Học sinh(Quan điểm của học viên).

3.3.3. Chấm điểm bài tập (Grades)

– Đối với pc và website

Đối với bài tập trắc nghiệm, điểm của sinh viên sẽ được chấm tự động bằng phần mềm MS Teams. Còn với bài tập tự luận, giảng viên chọn tab “Grades” để nhập điểm cho từng sinh viên.

• Đối với mobile

Để xem bài tập mà học sinh của anh/chị đối mặt

• Nhấn vào Đã giao trong thanh ứng dụng, rồi chọn bài tập.
• Nhấn quay lại để xem xét bài tập chưa được chấm điểm và xem học sinh nào đã nộp bài tập của mình.
• Nhấn vào Đã trả bài để xem xét bài làm của học sinh đã được chấm điểm.

Để chấm điểm và gửi phản hồi về bài tập đã gửi:

• Nhấn để trở về và chọn học sinh.
• Nhập phản hồi hoặc điểm cho bài tập đó.
• Nhấn vào Quay lại để gửi điểm và phản hồi cho học sinh.

3.3.4. Tạo cuộc họp

• Đối với pc và website

Click đúp vào Nhóm (1) > Click vào một lớp học để mở. Tại cửa sổ Bài đăng (2)> Chọn Họp ngay (Meet now) (3) để bắt đầu giảng trực tuyến.

• Tạo cuộc họp mới
  • Tên cuộc họp (1)
  • Bật/Tắt camera (2)
  • Bật/Tắt âm thanh máy tính (3)
  • Bật/Tắt âm thanh micro (4)
  • Bật/Tắt âm thanh điện thoại (5): Trường hợp sử dụng điện thoại
  • Bật/Tắt âm thanh phòng (6)
  • Không sử dụng âm thanh (7)
  • Tham gia cuộc họp (8)
• Các chức năng trong cuộc họp

• • Mọi người: xem số lượng thành viên hiện hành
  • Chat: Trò chuyện với nhau thông qua kênh chat
  • Phản ứng: Tương tác với người khác (Dơ tay, thả tim,…)
  • Phòng: Chia nhỏ các nhóm trong một cuộc họp
  • Khác: Nhiều tác vụ khác
  • Camera: Bật tắt camera
  • Micro: Bật tắt mic
  • Chia sẻ: Chia sẻ màn hình các nội dung cần thiết
  • Rời đi: Rời đi hoặc kết thúc cuộc họp ngay tức thì
• Đối với mobile
  • Mở Microsoft Teams (miễn phí). Từ tab Trò chuyện, chọn Họp ngay Nút Cuộc gọi video ở đầu danh sách.

• • Mở Microsoft Teams (miễn phí). Chọn tab Lịch , chọn Họp ngay Nút Cuộc gọi video ở đầu màn hình, rồi chọn Tạo cuộc họp.

• • Nhập tên cuộc họp

• • Chọn Nhận liên kết để chia sẻ để tạo liên kết mà anh chị có thể sao chép vào bảng tạm và chia sẻ theo bất kỳ cách nào anh chị muốn.
  • Chọn Bắt đầu cuộc họp để bắt đầu. Cuộc họp của anh chị được tạo và nối kết cuộc họp của anh chị được hiển thị trong cuộc trò chuyện cuộc họp.
  • Đặt tùy chọn âm thanh và video của anh/chị, rồi chọn Tham gia ngay. Tìm hiểu thêm về cách tùy chỉnh nền trong màn hình trước khi gia nhập.

3.3.5. Lên lịch cuộc họp

• Đối với pc
• Chọn Lên lịch họp. trong cuộc trò chuyện (bên dưới ô nơi anh chị nhập tin nhắn mới) để đặt lịch họp với người trong cuộc trò chuyện.
• Đi đến Lịch. ở phía bên trái của ứng dụng rồi chọn Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.
• Chọn khoảng thời gian trong lịch. Biểu mẫu lên lịch sẽ mở lên.
• Đối với mobile
  • Chọn Lịch 🡺 Nhấn Tạo lịch họp 🡺 Nhập thông tin cuộc họp 🡺 Chọn Kênh (Nhóm) tổ chức cuộc họp 🡺 Chọn thời gian tổ chức họp 🡺 Chọn Hoàn tất 🡺 Chọn nhóm tổ chức cuộc họp 🡺 Chọn cuộc họp đang diễn ra 🡺 Chọn Tham gia 🡺 Nhấn Tham gia ngay.

3.4. TÍNH NĂNG THƯỜNG DÙNG TRONG CUỘC HỌP

3.4.1. Chia sẻ nội dung

Để chia sẻ màn hình trong cuộc họp, hãy chọn Chia sẻ nội dung trong điều khiển cuộc họp. Sau đó, chọn trình bày toàn bộ màn hình, cửa sổ, tệp PowerPoint hoặc bảng trắng.

Chia sẻ…	Nếu muốn…	Tuyệt vời khi…
Máy tính bàn	Hiển thị toàn bộ màn hình, bao gồm thông báo và hoạt động khác trên máy tính.	Cần chia sẻ liền mạch nhiều cửa sổ.
Cửa sổ	Chỉ hiển thị một cửa sổ và không hiển thị thông báo hoặc hoạt động khác trên máy tính.	Chỉ cần hiển thị một nội dung và muốn giữ phần còn lại của màn hình cho chính mình.
PowerPoint	Trình bày tệp PowerPoint mà người khác có thể tương tác.	Cần chia sẻ bản trình bày và muốn người khác có thể di chuyển qua bản trình bày theo tốc độ của riêng mình. Để biết thông tin về việc chia sẻ PowerPoint, hãy xem Chia sẻ trang chiếu PowerPoint trong cuộc họp Teams.
Bảng trắng	Cộng tác với người khác theo thời gian thực.	Muốn phác thảo với người khác và đính kèm ghi chú của mình vào cuộc họp.

🡺 Khi đã chia sẻ xong nội dung của mình, hãy đi đến phần điều khiển cuộc họp và chọn Dừng chia sẻ.

• Chia sẻ bao gồm âm thanh máy tính: Chia sẻ âm thanh máy tính cho phép phát trực tuyến âm thanh từ máy tính tới người dự cuộc họp thông qua Teams. Người dùng có thể dùng nó để phát clip video hoặc âm thanh như một phần của bản trình bày. Để chia sẻ âm thanh, hãy chọn Chia sẻ nội dung trong điều khiển cuộc họp và sau đó Bao gồm âm thanh máy tính (đây là công tắc ở phía trên bên phải của tùy chọn chia sẻ). Tất cả âm thanh từ máy tính, bao gồm thông báo, sẽ được nghe thấy trong cuộc họp.
• Trao quyền kiểm soát nội dung chia sẻ
  • Trao quyền điều khiển: Nếu muốn người dự cuộc họp khác thay đổi tệp, giúp trình bày hoặc giới thiệu nội dung nào đó, có thể trao quyền điều khiển cho người đó. Cả hai đều có quyền điều khiển việc chia sẻ và có thể lấy lại quyền điều khiển bất kỳ lúc nào.
    1. Trên thanh công cụ chia sẻ, chọn Trao quyền điều khiển.
    2. Chọn tên của người muốn trao quyền điều khiển. Teams gửi thông báo cho người đó để cho họ biết đang chia sẻ quyền điều khiển. Trong khi đang chia sẻ điều khiển, họ có thể thực hiện lựa chọn, chỉnh sửa và sửa đổi khác đối với màn hình được chia sẻ.
    3. Để lấy lại quyền điều khiển, hãy chọn Lấy lại quyền điều khiển.
  • Kiểm soát
• Trên thanh công cụ chia sẻ, chọn Trao quyền điều khiển.
• Chọn tên của người muốn trao quyền điều khiển. Teams gửi thông báo cho người đó để cho họ biết đang chia sẻ quyền điều khiển. Trong khi đang chia sẻ điều khiển, họ có thể thực hiện lựa chọn, chỉnh sửa và sửa đổi khác đối với màn hình được chia sẻ.
• Để lấy lại quyền điều khiển, hãy chọn Lấy lại quyền điều khiển.

3.4.2. Khoá cuộc họp

Trước đây, Microsoft Teams cho phép người khởi tạo phòng họp xác nhận cho hoặc không cho một người dùng khác tham gia vào cuộc họp. Tuy nhiên, trong trường hợp cuộc gọi đã đạt đến giới hạn người tham gia hoặc đã quá thời gian cho phép, Microsoft Teams vẫn liên tục gửi đến cảnh báo âm thanh nhằm thông báo về việc có người đang chờ.

Song, với tính năng khóa và mở khóa vừa được cập nhật, người dùng Teams hiện đã có thể khóa phòng họp để ngăn người khác tham gia. Nói cách khác, khi đã qua thời gian cho phép hoặc khi phòng họp đã đạt đủ số lượng người tham gia, tính năng khóa phòng họp sẽ ngăn không cho Teams hiển thị thông báo chờ.

• Để khóa cuộc họp trên Microsoft Teams
  • Mở Microsoft Teams
  • Nhấp vào Meetings
  • Chọn Meet now
  • Chọn cài đặt âm thanh và video phù hợp
  • Nhấp vào Join Now
  • Sau đó, sao chép link để gửi đến người tham gia hoặc chọn Add để thêm thủ công
  • Sau khi đã đủ số lượng hoặc hết giờ cho phép, chọn Participants > More actions
  • Chọn Lock the meeting để khóa phòng họp
  • Chọn Lock để xác nhận khoá
• Để mở khóa cho phòng họp trên Microsoft Teams
  • Nhấp vào Participants > More actions > Lock the meeting
  • Nhấp chuột để chọn Unlock the meeting
  • Chọn Unlock để xác nhận

3.4.3. Chế độ cùng nhau (Together Mode)

Sử dụng công nghệ AI để tạo không gian phòng họp chung cho tất cả anh chị. Khi học online trên Microsoft Teams thì anh chị sẽ có những background khác nhau. Chế độ này sẽ cắt bỏ khuôn mặt và vai các thành viên để tạo hình đại diện cho họ. Sau đó hiển thị tất cả thành viên trong môi trường ảo này. Người học có thể thoải mái tương tác giống như khi đang học trực tiếp.

Chế độ này sẽ giúp người chủ trì có thể xem hết tất cả thành viên đang có mặt trong cuộc họp trên cùng một giao diện.

Lưu ý: để có thể sử dụng được chế độ cùng nhau trên Microsoft Teams thì anh chị cần dưới 50 người tham gia. Hiện tại Microsoft Teams đang hỗ trợ thêm nhiều giao diện hình nền khác nhau.

Khi chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams, cụ thể là chia sẻ slide PowerPoint thì chế độ cùng nhau này không sử dụng được.

Cấu hình tối thiểu để dùng chế độ cùng nhau trên Microsoft Teams.

• CPU: 1,6 GHz hoặc hơn trên Windows và Linux. Với Mac không có yêu cầu.
• RAM: 4GB hoặc hơn trên cả Windows, Mac và Linux
• Dung lượng trống: 3GB hoặc hơn trên Windows và Linux, 2GB hoặc hơn trên Mac.
• Độ phân giải màn hình: tối thiểu 1024×748 trên Windows,1200×800 trên Mac và 1024×768 trên Linux.
• Bộ nhớ đồ họa: 512MB hoặc hơn cho Windows, Mac, Linux.
• Thiết bị ngoại vi: đầy đủ mic, camera và loa.
• Hệ điều hành: tối thiểu Windows 8.1, OS X tối thiểu 10.11 trở lên, Linux Distro có khả năng cài đặt DEB hoặc RPM.
• Kích hoạt chế độ cùng nhau
  • Tại giao diện trên Microsoft Teams nhấn vào biểu tượng 3 chấm rồi chọn Chế độ cùng nhau.

• • Ngay sau đó hiển thị giao diện phòng hợp với không gian như dưới đây. Anh chị tham gia sẽ chỉ hiển thị từ phần vai trở lên mà thôi.
  • Chuyển sang giao diện khác người dùng sẽ nhìn thấy có nhiều kiểu khung cảnh khác nhau, với rất nhiều chủ đề khác nhau. Mỗi một khung cảnh sẽ đều có số lượng tối đa người tham gia. Bằng cách bấm chọn vào thay đổi cảnh (1) 🡺 chọn phong cảnh phù hợp (2) 🡺 áp dụng(3)

Lưu ý: Đối với chế độ này thì sài trên di động không được, bởi vì nó khá nặng yêu cầu cấu hình cao.

3.4.4. Hiệu ứng nền

Để hạn chế yếu tố gây phân tâm hoặc giúp cuộc họp trở nên thú vị hơn, giờ đây anh chị có thể làm mờ/thay thế nền hoặc dùng hình ảnh, nền sống động hoặc video để làm nền. Cũng có thể áp dụng các kiểu để điều chỉnh video bằng nhiều loại bộ lọc màu, ánh sáng và nền cách điệu. Bằng cách chọn vào mục khác 🡺 Hiệu ứng nền.

Sau đó tải một hình ảnh hoặc video lên làm nền (1) hoặc chọn một nền sẵn có (2) sau đó chọn vào áp dụng (3).

 

Lưu ý: Đối với hiệu ứng nền này thì trên mobile chưa cập nhập

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN

4.1. MICROSOFT TEAMS GÓP MẶT TRONG BỘ CÔNG CỤ CHUNG

Microsoft Teams góp mặt trong danh mục ứng dụng và dịch vụ cộng tác đa dạng nhất và chuyên sâu nhất nhằm giúp giải quyết nhu cầu đa dạng của mọi người và các tổ chức trên toàn cầu. Tất cả các nhóm đều có một tập hợp nhu cầu đa dạng khi làm việc cùng nhau. Office 365 được thiết kế dành cho phong cách làm việc đặc trưng của từng nhóm và bao gồm các ứng dụng đặc chế, tất cả đều được tích hợp chuyên sâu với nhau.

– Microsoft Forms : Hỗ trợ tạo bài trắc nghiệm, khảo sát, thống kê chi tiết

– Microsoft Stream : Ghi lại cuộc họp, lưu trữ cuộc họp

– Microsoft Planner : Cung cấp tạo trình thêm, sửa, xoá lịch trình làm việc

– Microsoft SharePoint : Cung cấp mạng nội bộ và giải pháp quản lý nội dung

– Microsoft OnDrive : Gửi dữ liệu lên đám mây

– Microsoft WhiteBroad : Chia sẻ kiến thức, viết lách

– Microsoft Skype for Business : Cung cấp thoại, video và hội thảo theo thời gian thực.

– Microsoft OutLook : Gửi và thông báo khi có tin nhắn hoặc công việc

– Microsoft Class NoteBook : Note lại những thứ cần làm

– Microsoft Yammer : mạng xã hội dành cho công việc, hỗ trợ hoạt động thảo luận giữa các công ty

….

4.2. NHỮNG GÌ MICROSOFT TEAMS ĐEM LẠI

MS Teams là không gian quản lý công việc tách biệt với các đoạn hội thoại khác, và dữ liệu thống kê tự động giúp anh/chị luôn giám sát được tổng thể, ra quyết định đúng đắn và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Khi sử dụng MS Teams thì anh chị nên dùng bản tải về PC hoặc trên web máy tính sẽ đầy đủ và đem đến trải nghiệm tốt hơn hơn so với di động (mobile).