ỨNG DỤNG OUTLOOK

I. GIỚI THIỆU

1.1 Outlook là gì ?

Microsoft Outlook là một ứng dụng chủ yếu sử dụng để gửi và nhận email. Microsoft Outlook cũng có thể được sử dụng để quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau bao gồm lịch hẹn, nhiệm vụ, danh bạ và ghi chú.

Microsoft Outlook là một công cụ tiện ích trong Microsoft Office 97 và được phát hành tới đông đảo công chúng vào năm 1997. Outlook Express nằm trong trong Windows XP (và là phiên bản miễn phí duy nhất). Kể từ đó, Microsoft đã phát hành một loạt các phiên bản cập nhật, mỗi phiên bản sau lại cung cấp nhiều tính năng hơn so với phiên bản trước đó.

Mi

Một số phiên bản Outlook

– Outlook

– Outlook 365

– Outlook email

– Microsoft email

– Outlook Express

– Outlook Online

– Outlook Hotmail

– Microsoft Office email

1.2 Tại sao bạn nên sử dụng Outlook ?

✓ Dễ sử dụng  –  Outlook.com rất dễ tải xuống và sử dụng. Nó có giao gọn gàng, hiện đại trực quan và dễ hiểu.

✓ Năng suất  – Outlook có công cụ tác vụ tích hợp sẵn. Bạn có thể dễ dàng truy cập lịch từ trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng Lịch. Bạn cũng có thể truy cập lịch mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình.

✓ Tùy chỉnh  – Giống như Gmail, bạn có thể sử dụng các chủ đề để thay đổi giao diện của giao diện. Bạn có thể thực hiện một số thay đổi có giới hạn đối với cách hộp thư đến của bạn hoạt động, chẳng hạn như chọn nơi ngăn đọc xuất hiện và chọn hiển thị hoặc ẩn văn bản xem trước.

✓ Tích hợp  –  Outlook.com tích hợp với các công cụ khác của Microsoft. Bạn có thể sử dụng lưới ở phía trên bên trái của hộp thư đến để mở các công cụ khác của Microsoft như OneNote, OneDriver, Microsoft Teams, … Ngoài ra còn có nhiều add-in mở rộng khả năng email của bạn. Bạn có thể thêm chúng từ trong hộp thư đến của mình bằng tùy chọn Quản lý tích hợp.

✓ Hỗ trợ cộng đồng  – Outlook cho MS Office được thừa nhận rộng rãi như là tiêu chuẩn trong nhiều tập đoàn. Microsoft là một công ty lớn và họ cung cấp trợ giúp cho Outlook.com . Tuy nhiên, một số chủ đề trợ giúp chỉ áp dụng cho phiên bản MS Office của Outlook, các chủ đề khác áp dụng choOutlook.com hoặc cho cả hai. Outlook.com cũng có một cộng đồng người dùng . Ngoài ra, có rất nhiều bài viết hữu ích của bên thứ ba và hướng dẫn được viết về nhà cung cấp email phổ biến này.

1.3 Cài đặt Outlook

Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất Microsoft, được cập nhật và cài đặt mặc định khi bạn dùng hệ điều hành của nhà sản xuất này. Để kiểm tra xem máy tính của bạn có được tích hợp Outlook chưa bạn có thể thực hiện tìm kiếm cụm từ Outlook trong thanh tìm kiếm trong menu Start của hệ điều hành Window.

1. Trên thanh taskbar máy tính của bạn, chọn search và tìm kiếm Microsoft Store

2. Trong Microsoft Store, tải bộ Office 365 (đã bao gồm Outlook)

          3. Sau khi tải xong, trên tìm kiếm ở thanh taskbar, tìm phần mềm Outlook và mở lên

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng trực tiếp OutLook trên trang web

4. Sau khi mở Oulook, phần mềm sẽ yêu cầu bạn thiết lập tài khoản của mình

Đầu tiên, bạn cần thiết lập tài khoản Outlook của mình, đăng nhập vào tài khoản đã có hoặc đăng ký tài khoản để sử dụng.

Quá trình đăng nhập tự động nếu bạn đã sử dụng phiên bản trước đó của Outlook trên cùng một máy tính. Nếu không, Thiết lập Tài khoản Tự động sẽ khởi chạy vào lần đầu bạn khởi động Outlook và hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu.

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác về sau này, khi vào Uotlook, bạn chọn biểu tượng Logo phía trên bên phải > Đăng nhập bằng tài khoản khác.

II. MỘT SỐ TÍNH NĂNG CƠ BẢN

2.1 Thanh truy nhập nhanh

Thanh truy nhập nhanh là một phần quan trọng trong trải nghiệm Outlook của bạn. Và đó là một cách đơn giản giúp bạn di chuyển giữa các tính năng Outlook ở phía trên cùng—Thư, Lịch, Mọi người, Đính kèm tệp và các Tác vụ khác. Thanh này ngoài các tab tiêu chuẩn và ruy-băng cung cấp cho bạn một loại công cụ và tùy chọn để giúp bạn sử dụng và quản lý Outlook.

Thanh truy cập nhanh được đặt ở góc trên bên trái để người dùng dễ dàng chuyển đổi và sử dụng.

2.2 Thao tác với thư email

Email kết nối bạn với mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử và các tệp đính kèm vào thư email của mình.

2.2.1 Tạo thư email mới

1. Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email Mới.

Lối tắt bàn phím:    Để tạo thư email, nhấn N.

2. Nhập thông tin cho email gửi

3. Khi bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi.

2.2.2 Tạo, Thêm chữ ký

1. Trên thanh công cụ, chọn Chữ ký > Chữ ký….

2. Giao diện tạo mới chữ ký

Thêm chữ ký

• Trên thanh công cụ của mục soạn thư mới, chọn Chèn > Chữ ký, rồi chọn Chữ ký bạn muốn.

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện ở cuối thư của bạn. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử của bạn, logo hoặc thậm chí hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

2.2.3 Chuyển tiếp, trả lời Mail

1. Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, chọn trả lời, trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

2. Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

• • Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.
  • Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

BCC là tính năng gửi riêng, mọi người sẽ không thấy địa chỉ của người nhận mail riêng khi đọc thư.

2.2.4 Thư trả lời tự động

1. Ở thanh công cụ chọn biểu tượng cài đặt > chọn Xem tất cả cài đặt Outlook

2. Trong cài đặt chọn Thư > Trả lời tự động > Bật trả lời tự động

3. Thiết lập thư trả lời từ động

2.3 Quản lý thư mục của bạn trong Outlook

Thư mục mặc định của Outlook :

+ Hộp thư đến : chứa các thư được gửi đến cho bạn

+ Bản Nháp : Chứa các thư chưa được gửi mà bạn đã lưu làm bản nháp

+ Mục đã gửi : Chứa các thư bạn đã gửi cho người khác

+ Email Rác : Chứa các thư rác không cần thiết

+ RSS Feeds: Tạo ra kênh tóm tắt thông tin (feed), để người đọc dễ dàng cập nhật cũng như tìm kiếm nội dung.

+ Ghi chú : Chú thích cho bạn

+ Lịch sử hội thoại : Lưu trữ các lịch sử cuộc trò chuyện

Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể tạo thêm một số các thư mục mới để lưu trữ mail, hình ảnh,… tại Tạo thư mục mới…

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh bố cục, kích thước, cho trình quản lý tệp của bạn :

2.3.1 Trình đọc chân thực

Phiên bản Outlook mới nhất được cập nhật tính năng Trình đọc chân thực. Với tính năng này, Outlook sẽ đọc thư cho bạn nghe.

1. Chọn Trình đọc chân thực trên thanh menu

2. Chọn nút Play để bắt đầu đọc

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh giọng nói Nam, Nữ hoặc tốc độ đọc :

2.3.2 Tùy chỉnh dạng xem, sắp xếp, thêm các item trong menu và thanh công cụ

1. Trên thanh công cụ, chọn … và chọn Tùy chỉnh

2. Tùy chỉnh theo mong muốn của bạn

Thêm nhóm chức năng mới

1. Trong giao diên Tùy chỉnh > Thêm nhóm

2. Chọn icon cây viết để thiết lập tên nhóm

Thêm chức năng vào nhóm mới tạo

Sau khi tạo nhóm mới, kéo các chức năng bạn muốn thêm vào nhóm

3. Nhấn Lưu để hoàn tất

2.4 Cài đặt của Outlook

Trên thanh menu chính của Outlook chọn biểu tượng cài đặt

Tất cả các cài đặt trong Outlook

2.5 Lịch

Một số phím tắt nhanh

Thanh công cụ của Lịch

Hiển thị Theo Ngày, Tuần, Tháng.

Hiển thị lịch của các ngày liên tiếp

2.5.1 Tạo mới lịch

1. Góc trên bên trái, chọn thêm lịch

2. Thiết lập lịch mới

3. Lịch trống đã được thêm

2.5.2 Thêm mới sự kiện cho lịch của bạn

1. Chọn sự kiện mới trên thanh công cụ

2. Tùy chọn nâng cao cho sự kiện

Double click vào sự kiện trong lịch hoặc bạn có thể vào mục Xem thêm tùy chọn trong giao diện tạo mới lịch.

Lời nhắc thông báo

3. Sự kiện được thêm vào lịch của bạn

2.5.3 Sử dụng trợ lý lập lịch biểu

1. Chọn Trợ lý lập lịch biểu trên thanh menu trong Tùy chọn của sự kiện

2. Thêm một số thông tin cho sự kiện của bạn

2.5.4 Tìm kiếm sự kiện

2.6 Quản lý nhóm, danh bạ và thư mục

2.6.1 Thêm mới liên hệ vào danh bạ

1. Chọn liên hệ mới

2. Nhập thông tin cho liên hệ mới

2.6.2 Nhập/ Xuất danh bạ

1. Chuẩn bị file danh bạ .csv được xuất từ mail hoặc trên điện thoại của bạn

2. Trên thanh công cụ của quản lý danh bạ, chọn Quản lý danh bạ > Nhập danh bạ

3. Thêm file .csv vào danh bạ

4. Hoàn tất

III. SỬ DỤNG OUTLOOK TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG

3.1 Cài đặt OutLook cho điện thoại

OutLook có thể sử dụng được trên cả hai hệ điều hành Android và IOS

Bạn có thể vào CHPlay (đối với hệ điều hành Android) học AppStore (đối với hệ điều hành IOS) để tải ứng dụng

2. Sau khi hoàn tất việc tải xuống, mở và đăng nhập vào ứng dụng (có thể đăng ký nếu chưa có tài khoản)

+ Nếu đã có tài khoản trước đó, chọn và nhấn Tiếp tục

3. Giao diện OutLook của bạn

4. Bạn có thể tìm kiếm thư theo một số tiêu chí :

3.2 Thiết lập nhanh cho thư

1. Nhấn giữ bất kì 1 thư mail vào, kéo sang phải để thiết lập

2. Chọn Thay đổi > Chọn chức năng bạn muốn

3. Trở về lại giao diện và xem thao tác nhanh này hoạt động như thế nào

3.3 Soạn và gửi thư

3.4 Quản lý thư mục của bạn

3.5 Thiết lập cài đặt cho OutLook

1. Chọn Logo Office 365 góc trên bên trái của giao diện chính > biểu tượng cài đặt (Góc dưới bên trái thanh menu quản lý thư mục)

3.6 Tạo mới sự kiện trong Lịch

Trên giao diện chính chọn Logo lịch của thanh menu dưới > Dấu + > Nhập đầy đủ thông tin sự kiện > biểu tượng hoàn tất

3.7 Thêm danh bạ trong OutLook

Thanh menu bên dưới chọn mục Tìm kiếm > Điền thông tin > Xong > Danh bạ sẽ được thêm mới

VI. KẾT LUẬN 

Qua những hướng dẫn sử dụng của Outlook cũng như những sự tối ưu hóa quản lý cá nhân mà dịch vụ này mang lại thì Outlook là một phần mềm thực sự hữu ích, bởi vì với cách sử dụng Outlook khá đơn giản, thao tác cụ thể dễ dàng. Điều này giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian, công sức khi làm việc. Nhờ đó, nâng cao năng suất làm việc hơn. Các tính năng năng cao của Outlook cũng phù hợp với nhu cầu và thị hiếu người dùng cũng là một lý do giúp phần mềm tiếp cận và chiếm lấy niềm tin từ ngày càng nhiều người tiêu dùng. Nếu bạn là một người sử dụng Mail thường xuyên, mỗi ngày thức dậy đều phải dành cả buổi sáng để mày mò check mail thì Outlook mail thật sự sinh ra là một phần mềm cứu rỗi cho bạn rồi đấy. Không lo phức tạp, khó sử dụng, bên cạnh đó cách dùng outlook, cách tạo tài khoản Outlook đều được Microsoft đơn giản hoá để mang lại có người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Không ngại thay đổi để tốt hơn là xu hướng lớn mạnh không chỉ của doanh nghiệp mà đối với cá nhân mọi người. Còn ngần ngại gì mà không thử ngày Outlook mail thôi nào!