Giới thiệu và HDSD Microsoft Planner
I. Giới Thiệu Về Microsoft Planner
- Microsoft Planner là một ứng dụng hữu ích giúp quản lý công việc, quản lý kế hoạch theo cách đơn giản, dễ tương tác với một giao diện gọn gàng, hợp lý.
- Giúp bạn theo dõi và quản lý các dự án và công việc nhóm một cách trực quan và đơn giản.
- Là nơi mà tất cả thành viên trong nhóm có thể tạo kế hoạch kinh doanh và sắp xếp các nhiệm vụ để các thành viên khác có thể xem và truy cập.
II. Chức Năng Của Planner
- Hoạt động được trên nhiều thiết bị.
- Đính kèm tệp vào các tác vụ, phối hợp thao tác trên tệp.
- Tạo kế hoạch mới, xây dựng nhóm, phân công tác vụ và cập nhật trạng thái.
- Thông báo email
III. Ưu nhược điểm
- Có thể dễ dàng thêm các thành viên khác nhau trong nhóm vào các kế hoạch mà bạn đã vạch ra.
- Sử dụng phần mềm khá dễ dàng vì giao diện khá nhạy và trực quan.
- Có một lịch tuyệt vời được nhúng trong phần mềm cho phép bạn đồng bộ hóa các tác vụ và quy trình khác nhau theo ngày bạn đặt cho chúng.
- Có một tính năng thông báo cho phép thông báo cho bạn bất cứ khi nào có bản cập nhật liên quan đến các tác vụ và quy trình mà bạn đang thực hiện.
- Có không gian rộng rãi để viết mô tả thích hợp để theo dõi tiến trình của kế hoạch.
- Có thể thấy các nhiệm vụ đã được giao cho tất cả các thành viên trong nhóm trong nhóm phát triển
2. Nhược điểm
- Không cho phép bất kỳ người dùng nào truy cập vào bảng điều khiển nếu họ không phải là thành viên của nhóm.
- Chỉ có thể tạo một danh sách kiểm tra cho mỗi nhiệm vụ.
- Không thể gắn thẻ ai đó bằng lệnh @tag.
IV. Lý do nên sử dụng Planner
- Giúp bạn tổ chức, phân công và theo dõi các nhiệm vụ khi bạn có thể trực tiếp thảo luận về chúng
- Làm việc theo các kế hoạch, được gắn liền với các nhóm trên Office 365.
- Khi bạn tạo một kế hoạch mới, nó sẽ tự động tạo một nhóm mới. Chỉ trừ khi bạn thêm kế hoạch vào một nhóm hiện có.
V. Tải và đăng nhập Microsoft Planner trên web và trên điện thoại
- Đăng nhập Microsoft Planner trên web
- Đầu tiên chúng ta vào gg chrome ( hoặc các trình duyệt mà bạn dùng)
- Trên thanh tìm kiếm bạn gõ Microsoft Planner > sau đó nhấn enter
- Bạn có thể chọn 1 trong 2 đường dẫn trên để đăng nhập vào planner.
2. Tải và đăng nhập Planner trên điện thoại
2.1 Trên điện thoại Android
- Bạn vào Chplay và gõ tìm kiếm Microsoft planner.
- Sau đó bạn nhấn cài đặt và chờ cho ứng dụng được tải về máy.
- Khi đã tải về bạn nhấn vào để mở ứng dụng và nhập tài khoản để đăng nhập.
2.2. Trên điện thoại Iphone
- Bạn vào App Store và tìm kiếm Microsoft Planner.
- Bạn chọn ứng dụng và nhấp vào cài đặt.
- Cài đặt xong thì bạn nhấp vào ứng dụng để đăng nhập và sử dụng.
VI. Cách Sử Dụng Microsoft Planner
- Đầu tiên chúng ta phải có tài khoản microsoft office để đăng nhập vào planner.
- Và đây là giao diện của Planner khi chúng ta đã đăng nhập vào
1.1. Tạo một kế hoạch mới
- Chọn kế hoạch mới > nhập tên kế hoạch cần tạo > chọn quyền ở chế độ công khai hoặc riêng tư và để tránh nhầm lẫn thì ta có thể viết thêm mô tả nhóm khi nhấp và tùy chọn dưới quyền riêng tư > sau đó nhấn tạo kế hoạch.
- Kế hoạch mới được tạo sẽ ở phần trung tâm
- Khi ta nhấp vào thì sẽ hiện ra như này
1.2. Thêm thành viên vào kế hoạch
- Nhấp vào thành viên ở bên góc phải ứng dụng planner và add thành viên mà bạn muốn vào kế hoạch.
1.3. Thêm tác vụ vào kế hoạch
- Chọn thêm tác vụ ở dưới đầu đề của bộ chứa mà bạn muốn thêm vào > Chọn vào Nhập tên tác vụ > Chọn ngày đến hạn và người được giao nhiệm vụ > thêm tác vụ.
1.4. Xóa tác vụ
- Nhấp vào 3 chấm sau tác vụ > xóa
1.5. Thêm tệp đính kèm vào tác vụ
- Chọn tác vụ cần đính kèm tệp > chọn thêm tệp đính kèm.
1.6. Xem công việc được giao
- Chọn đã giao cho tôi
1.7. Có thể trao đổi cùng nhau trên tác vụ
- Chọn tác vụ > nhập thông tin cần trao đổi vào chú thích
1.8. Xem các tác vụ của kế hoạch ở dạng lưới
- Chức năng này giúp ta có thể quan sát tác vụ dễ dàng về ngày bắt đầu, ngày kết thúc, công việc cần làm, tiến độ của công việc và độ ưu tiên.
1.9. Xem biểu đồ của quá trình thực hiện công việc
- Chọn kế hoạch > biểu đồ.
1.10. Lịch biểu
- Giúp quan sát thời gian, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các tác vụ.
1.11. Nhóm theo người được giao
1.11.1. Bộ chứa
- Hiển thị các tác vụ theo từng công việc khác nhau .
1.11.2. Người được giao
- Chức năng này giúp ta có thể xem được người A hoặc người B nhận những công việc nào.
1.11.3. Tiến độ
- Xem quá trình hoàn thành của công việc.
1.11.4. Ngày đến hạn
- Xem thời gian hết hạn của công việc là khi nào và còn bao lâu hết hạn.
1.11.5. Nhãn
- Có thể đưa những tác vụ hay công việc giống nhau về ngày đến hạn lại cùng một màu hoặc những công việc tương tự nhau có thể để ở một màu.
1.11.6. Sự ưu tiên
- Phân loại các công việc theo độ quan trọng để dễ quan sát hơn.
1.12. Xóa kế hoạch
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > cài đặt kế hoạch > xóa kế hoạch này.
1.13. Lọc kế hoạch theo ngày hoàn thành, độ ưu tiên, quá trình tiến hành
- Chọn bộ lọc >lọc theo từ khóa hoặc đến hạn hoặc ưu tiên hoặc sự tiến hành.
1.14. Chọn nền cho kế hoạch
- Chọn kế hoạch > cài đặt kế hoạch > chung > chọn nền bạn thích.
1.15. Xem thông tin nhóm
- Chọn kế hoạch > cài đặt kế hoạch > nhóm.
- Ở đây ta có thể xem các thông tin của nhóm như tên nhóm, mô tả của nhóm, quyền riêng tư của nhóm.
1.16. Xem thông báo nhóm
- Chọn kế hoạch > cài đặt kế hoạch > thông báo
- Ở đây ta có thể xem những thông báo được đăng lên và có thể gửi mail cho những thành viên trong nhóm.
1.17. Cuộc hội thoại
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > cuộc hội thoại
- Chức năng này sẽ đưa bạn sang Outlook để bạn có thể xem những cuộc hội thoại được gửi tới bạn.
- Giao diện của Outlook được di chuyển khi bạn nhấp vào cuộc hội thoại.
1.18. Thành viên
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > thành viên
- Ở đây bạn sẽ được chuyển sang giao diện Outlook để xem được các thành viên trong nhóm.
1.19. Tệp
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > tệp
- Khi bạn nhấp vào bạn sẽ được đưa đến ứng dụng SharePoint của Microsoft ở đây bạn có thể xem được các tệp được đưa vào kế hoạch.
1.20. Sổ tay
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > sổ tay
- Khi bạn nhấp vào bạn sẽ được đưa đến ứng dụng OneNote của Microsoft ở đây bạn có thể thêm các chú thích vào kế hoạch tránh trường hợp bị quên.
- Giao diện OneNote khi bạn nhấp vào sổ tay.
1.21. Ghim
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > ghim
- Chức năng này giúp bạn ghim một kế hoạch nào đó quan trọng hoặc cần xong gấp để tránh nhầm lẫn với những kế hoạch khác.
1.22. Sao chép kế hoạch
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > sao chép kế hoạch
- Việc sao chép này để tránh việc bạn xóa nhầm kế hoạch nào đó mà không thể khôi phục được thì bạn có thể mở kế hoạch được sao chép lên và tiếp tục công việc.
1.23. Xuất kế hoạch sang Excel
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > xuất kế hoạch sang Excel
- Việc này sẽ xuất kế hoạch bạn muốn dưới dạng file Excel
1.24. Sao chép liên kết vào kế hoạch
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > sao chép liên kết vào kế hoạch
- Việc sao chép này giúp bạn truy cập vào kế hoạch nhanh hơn bằng link thay vì vào trong Planner và mở kế hoạch lên.
1.25. Thêm kế hoạch vào Outlook
- Chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > thêm kế hoạch vào Outlook
- Thay vì vào xem kế hoạch bằng planner thì ta có thể trải nghiệm thứ mới mẻ hơn với việc xem những kế hoạch bằng Outlook.
- Bạn cũng có thể để kế hoạch ở trạng thái riêng tư hoặc công khai và chia sẻ với bất kì ai.
2. Microsoft Planner trên điện thoại
- Đây là giao diện của Planner trên điện thoại Android.
- Tại đây chúng ta có thể thấy giao diện của Planner trên điện thoại có:
- Nút tìm kiếm: tìm kiếm kế hoạch bạn muốn trong những kế hoạch của bạn.
- Dấu +: có tác dụng để tạo kế hoạch mới.
- Kế hoạch A và B: đó là 2 kế hoạch mà mình đã tạo.
- Được gán cho tôi: có tác dụng hiển thị những kế hoạch hoặc công việc mà bạn được giao.
- Thiết đặt: trong này chúng ta có thể thiết đặt lại chủ đề màn hình, chuyển đổi tài khoản, trợ giúp, …
2.1. Tạo kế hoạch
- Ở trung tâm kế hoạch > bấm vào dấu cộng
- Ở đây chúng ta nhập tên kế hoạch bạn muốn tạo, thiết lập quyền riêng tư hoặc công khai và nhập mô tả kế hoạch của bạn nếu có.
- Khi tạo xong thì kế hoạch sẽ xuất hiện ở phần trung tâm kế hoạch.
- Khi nhấp vào kế hoạch thì giao diện sẽ như thế này.
2.2. Thêm tác vụ vào kế hoạch
- Chọn thêm tác vụ > nhập tên tác vụ bạn muốn tạo > chọn ngày đến hạn > chọn thành viên vào tác vụ > tạo.
- Khi ta nhấp vào tác vụ ta có thể thấy được thành viên của tác vụ, độ ưu tiên của tác vụ này là trung bình, thời gian bắt đầu của tác vụ( tác vụ này chưa được bắt đầu), có thể thêm được tệp đính kèm vào tác vụ, ngày hết hạn của tác vụ và nhãn.
- So với trên web thì trên điện thoại thêm được tính năng thêm danh sách kiểm tra: chức năng này thì chúng ta có thể theo dõi xem công việc đã hoàn thành được những mục nào, đã hoàn thành được bao nhiêu mục trong công việc.
- Như ở hình trên mình đã tạo 2 mục là kiểm tra và theo dõi, mình cũng đã tích vào mục kiểm tra có nghĩa là mục kiểm tra đã được hoàn thành và mục theo dõi vẫn đang tiến hành hoàn thành nên bên trên đã hoàn thành sẽ hiện 1/2 .
- Cũng như trên web thì trên điện thoại chúng ta cũng có thể sao chép liên kết tác vụ bạn chỉ cần chọn dấu 3 chấm > chọn sao chép liên kết tới tác vụ như hình bên dưới.
2.3. Xóa tác vụ
- Chọn tác vụ muốn xóa > chọn dấu 3 chấm > xóa
2.4. xem biểu đồ
- Chọn kế hoạch bạn muốn xem biểu đồ > nhấp vào biểu tượng biểu đồ như bên dưới. biểu đồ trên điện thoại sẽ giống với biểu đồ trên web.
- Cũng giống như trên web, Planner trên điện thoại cũng có các chức năng như nhóm theo tiến độ, thêm thành viên, cài đặt kế hoạch và sao chép liên kết. bạn chỉ cần: chọn kế hoạch > chọn 3 chấm > chọn tùy chỉnh mà bạn muốn.
2.5. Theo nhóm
- Có bộ chưa, người được giao, tiến độ, ngày đến hạn, nhãn và mức độ ưu tiên.
2.6. Cài đặt kế hoạch
- Phần này trên điện thoại không có thay đổi hình nền như trên web, nó chỉ có chỉnh sửa nhóm ( có thể thay đổi tên kế hoạch, quyền riêng tư và mô tả), và xóa kế hoạch.
2.7. thiết đặt
- Trong này chúng ta có thể thiết đặt lại chủ đề màn hình, chuyển đổi tài khoản, trợ giúp, xem tài khoản …
2.7.1. Chủ đề
- có thể chuyển đổi qua lại giữa sáng và tối hoặc chúng ta có thể sử dụng chủ đề của hệ thống điện thoại. Chúng ta chỉ cần nhấp vào chủ đề và chọn.
2.7.2. phản hồi
- Ở phần này chúng ta có thể gửi phản hồi ý kiến của bản thân lên Microsoft sau khi sử dụng Planner.
2.7.3. Có gì mới trong Planner
- Chúng ta có thể xem trong Planner có gì mới so với bản trước.
2.7.4. phiên bản
- Ở đây chúng ta có thể xem phiên bản hiện tại của Microsoft Planner mà bạn đang sử dụng.
VII. Kết luận
- trên đây là cách sử dụng cơ bản về cách sử dụng Microsoft Planner dành cho người mới bắt đầu sử dụng. Ứng dụng này của Microsoft office vẫn còn rất nhiều tính năng thú vị và hữu ích để bạn có thể tận dụng nhằm thúc đẩy tối đa hiệu quả các công việc chỉ đạo và giao nhiệm vụ trong tổ chức của mình. Mặc dù ứng dụng còn một số nhược điểm nhưng ứng dụng này của Microsoft rất hữu ích và cần thiết cho các công ty hoặc các tổ chức.
video giới thiệu và HDSD Planner:
