Phần VII – MỘT SỐ TÍNH NĂNG TRONG CUỘC HỌP MICROSOFT TEAMS
1. Điểm danh
Click vào biểu tượng để hiển thị danh sách người tham gia.
Hình 1: Hiển thị danh sách thành viên
Click vào phần Tải xuống danh sách tham dự để tải về file chứa thông tin người dùng tham gia cuộc họp.
Hình 2: Tải xuống danh sách thành viên tham dự
Hình 3: File điểm danh đã được tải xuống thành công
Mở file trong phần Download của máy tính, ta sẽ thấy file điểm danh, khi mở file sẽ hiển thị thông tin bao gồm: Tên đầy đủ người tham gia, hành động, dấu thời gian.
Hình 4: File chứa thông tin người dùng tham gia cuộc họp
2. Chia nhóm:
2.1. Giới thiệu
Trong một cuộc họp, có thể chia các nhóm nhỏ để thảo luận ý kiến, trao đổi ý tưởng. Để thuận tiện cho việc các nhóm nhỏ có thể trao đổi, ta sử dụng tính năng Phòng chia theo nhóm trong giao diện cuộc họp. Khi tính năng này sau khi được
Ví dụ: Một phòng học online, giáo viên muốn chia học sinh thành các nhóm nhỏ để thảo luận. Giáo viên sử dụng tính năng Phòng chia theo nhóm để tạo các phòng nhỏ, sau đó thêm học sinh vào các phòng nhỏ theo nhóm đã chọn trước đó. Các thành viên trong phòng này sẽ không nghe được các thành viên trong phòng khác thảo luận và ngược lại. Điều này khiến việc thảo luận trở nên suôn sẻ hơn.
2.2. Hướng dẫn
Click vào biểu tượng: Phòng chia theo nhóm trong giao diện cuộc họp.
Hình 5: Phòng chia theo nhóm
Có hai chế độ:
- Chế độ tự động: MS Teams sẽ tự động chỉ định.
- Chế độ thủ công: người quản trò sẽ chỉ định.
Hình 6: Các chế độ của Phòng chia theo nhóm
Hình 7: Chia nhóm theo chế độ tự động
Hình 8: Chia nhóm theo chế độ thủ công
Một số tính năng:
Hình 9: Các tính năng của Phòng chia theo nhóm
Mở: cho phép các phòng hoạt động.
Thêm phòng: thêm các phòng nhỏ.
Thông báo: tính năng này chỉ dùng được khi phòng được mở.
Tái tạo phòng: cập nhật trạng thái, thành viên trong phòng.
Xoá bỏ phòng: xoá bỏ tất cả phòng hiện có.
Sau khi tạo các phòng nhỏ, ấn mở phòng.
Hình 10: Phòng sau khi đã mở
3. Biểu cảm
Biểu cảm dùng để thể hiện cảm xúc của bản thân.
Ở đây sẽ có 2 loại biểu cảm:
- Biểu cảm hiển thị trực tiếp trên màn hình khi đang trình chiếu.
- Biểu cảm hiển thị trên khung ‘trò chuyện trong cuộc họp’.
Hình 11:Biểu cảm trong cuộc họp
Biểu cảm hiển thị trực tiếp trên màn hình khi đang trình chiếu sẽ hiển thị ở biểu tượng người tham dự (góc trên, dưới tên cuộc họp).
Hình 12:Giơ tay phát biểu ý kiến
Phần trò chuyện trong cuộc họp sẽ hiển thị các hoạt động đang thực hiện trong cuộc họp.
Hình 13: Phần trò chuyện là nơi diễn ra các hoạt động trong cuộc họp
4. Chat trong cuộc họp
Giới thiệu chung về các công cụ trong phần Chat.
Định dạng: thay đổi định dạng cho tin nhắn hội thoại.
Hình 14: Định dạng tin nhắn
Đính kèm tệp: chia sẻ tệp từ máy tính.
Hình 15: Chia sẻ tệp từ máy tính
Thành phần Loop: tạo các thành phần linh hoạt.
Hình 16: Thành phần Loop
Emoji: thêm biểu cảm khuôn mặt.
Hình 17: Thêm biểu cảm
Giphy: thêm hình động.
Hình 18: Thêm hình động
Hình dán: thêm các meme, hình dán vui nhộn.
Hình 19: Meme, hình dáng vui nhộn
5. Thêm hành động khác cho cuộc họp
Thanh ba chấm có rất nhiều hoạt động. thanh đầu tiên nói về: cài đặt thiết bị, tình trạng cuộc gọi, tùy chọn cuộc họp, ghi chú cuộc họp, thông tin cuộc họp.
Hình 20: Thêm hành động khác
Cài đặt thiết bị: tại đây ta có thể tùy chỉnh micro và âm thanh đầu ra.
Hình 21: Cài đặt thiết bị
Tình trạng cuộc họp: nói về thông số của cuộc họp như tốc độ bit hay là các gói dữ liệu truyền.
Hình 22: Tình trạng cuộc họp
Tùy chọn cuộc họp: tại đây ta có thể tùy chỉnh thông báo trong cuộc họp và người nào có quyền chia sẻ màn hình.
Hình 23: Tuỳ chọn cuộc họp
Ghi chú cuộc họp: dùng để ghi chú lại những gì trong cuộc họp để chia sẻ với người dùng.
Thông tin cuộc họp: tại đây ta có thể sao chép đường link và gửi cho mọi người.
Hình 24: Thông tin cuộc họp
Thanh thứ hai dùng để diều chỉnh số lượng người xuất hiện trên màn hình khi cuộc gọi diễn ra.
Hình 25: Thanh điều chỉnh số lượng người xuất hiện
Thanh thứ ba dùng để điều chỉnh nội dung chia sẻ.
Hình 26: Thanh điều chỉnh nội dung chia sẻ
Thanh thứ tư: áp dụng hiệu ứng nền, bắt đầu ghi, bắt đầu bản chép lại bật chú thích trực tiếp.
Hình 27: Thanh thứ tư
- Áp dụng hiệu ứng nền dùng để làm mờ nền hoặc che phía sau.
Hình 28: Thêm hiệu ứng nền
- Bắt đầu ghi dùng để ghi hình cuộc họp nhưng sau khoản thời gian nhất định sẽ mất.
Hình 29: Video đã được bắt đầu ghi
- Bắt đầu bản chép lại là sẽ tạo ra đường link để truy cập vào buổi họp đã lưu sẽ được lưu lâu dài hơn.
Thanh cuối cùng dùng để cài đặt thông báo trong cuộc họp.
Hình 30: Thanh cài đặt thông báo cuộc họp
6. Chức năng chia sẻ màn hình
Hình 31: Chia sẻ màn hình
Trong phần Chia sẻ màn hình gồm có các chế độ:
- Bao gồm âm thanh máy tính: cho phép chia sẻ âm thanh của máy tính.
- Màn hình: chia sẻ cả màn hình máy tính. Mọi thao tác của người diễn giả thì người theo dõi đều có thể thấy.
- Cửa sổ ứng dụng: Chỉ chia sẻ các phần mềm, ứng dụng được chọn (như PowerPoint, Tệp, phần mềm, ứng dụng,…). Khi người chia sẻ chuyển đổi giữa các ứng dụng, người được chia sẻ chỉ thấy phần mềm, ứng dụng được chia sẻ chứ không thấy được các phần mềm, ứng dụng khác.
- Microsoft Whiteboard: Bảng trắng giúp người dùng có thể vẽ trên máy tính kết hợp một số tính năng thú vị như ghi chú, vẽ hình, phác thảo,…
- PowerPoint trực tiếp: Trình bày nội dung trên phần mềm PowerPoint.
- Chế độ thuyết trình: gồm 4 chế độ
- Chỉ nội dung: chỉ trình chiếu màn hình hoặc cửa sổ ứng dụng. Đây là chế độ được chọn mặc định. Các chế độ còn lại chỉ được chọn khi người diễn giả bật Camera.
- Nổi bật: khuôn mặt diễn giả sẽ được xuất hiện ngay trên màn hình trình chiếu cùng với nội dung trình chiếu.
- Song song: khuôn mặt diễn giả (có kèm theo nền) sẽ xuất hiện song song với màn hình chứa nội dung trình chiếu.
- Tường thuật: khuôn mặt diễn giả (không có nền) sẽ xuất hiện song song với màn hình chứa nội dung trình chiếu.
Hình 32: Chế độ thuyết trình
7. Chức năng kết thúc cuộc họp
Rời đi: Tạm thời rời cuộc họp, có thể tham gia lại nếu cuộc họp còn đang diễn ra.
Kết thúc cuộc họp (Chỉ người tạo cuộc họp mới dùng được tính năng này): Kết thúc cuộc họp đang diễn ra.
