HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ NỘI BỘ BẰNG ỨNG DỤNG ERP STORE
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ NỘI BỘ
BẰNG ỨNG DỤNG ERP STORE
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ỨNG DỤNG ERP STORE
1. Dashboard
1.1. Văn bản nội bộ
-
-
- Chờ ký duyệt: Số thứ tự các văn bản đang chờ ký duyệt.
- Chờ ký nháy: Số thứ tự các văn đang chờ ký nháy (thông qua).
-
1.2. Văn bản cá nhân
-
-
- Văn bản tôi tạo: Số thứ tự các văn bản cá nhân đã trình ký.
- Văn bản nhận được: Số thứ tự văn bản đã được ban hành.
- Văn bản chuyển đi: Số thứ tự các văn bản được người khác chuyển đến.
- Văn bản chưa đọc: Số thứ tự các văn bản gửi đến nhưng chưa đọc.
-
II. CÁCH ĐĂNG NHẬP VÀ THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN CỦA ỨNG DỤNG ERP STORE
1. Vào link https://ntc.erpstore.vn/login để đăng nhập tài khoản cá nhân hoặc vào trang Trường http://ntc.edu.vn/ => Thư viện => Chữ ký điện tử nội bộ.
2. Đăng nhập tài khoản cá nhân được cấp => Đăng nhập và thực hiện đổi mật khẩu.
3. Sau khi đổi mật khẩu, thực hiện đăng nhập lại tài khoản với mật khẩu thay đổi.
4. Click thay đổi thông tin cá nhân: Tên đăng nhập, Thay đổi mật khẩu, Tên nhân viên, Mã nhân viên, Email, Số điện thoại, Giới tính, Ngày sinh, thêm ảnh chữ ký => Ghi lại.
4.1. Thay đổi mật khẩu: Chọn vào thay đổi mật khẩu => Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới.
4.2. Cách thêm mới ảnh chữ ký (Bắc buộc) (Làm 1 lần duy nhất để sử dụng cho tất cả đơn trình ký)
4.2.1. Cách tạo chữ ký điện tử
Bước 1: Ký trên giấy, dùng điện thoại chụp ảnh => Đăng lên mạng => Tải về máy tính.
Bước 2: Click chuột phải thanh công cụ => Search => Show search icon.
+ Gõ tìm kiếm Paint => File => Open
+ Chọn file chữ ký => Chọn Select khoanh vùng chữ ký => Crop => Save.
+ Chọn Resize => Chọn Pixels=> Chọn Horizontal: 200 (200 <Chọn Horizontal< 279) => OK.
+ Chọn Save as => Chọn thư mục cần lưu => Chọn Save as type => Định dạng png theo quy định của ứng dụng ERP STORE => OK.
+ Đưa vào Remove bg: https://www.remove.bg/ để xoá phông nền => Đưa hình ảnh lên => Tải ảnh về.
+ Quay trở lại ứng dụng ERP STORE: Click Thêm mới ảnh chữ ký => Chèn file => Ghi lại.
4.2.2. Cách đổi ảnh chữ ký điện tử:
Bước 1: Chọn thông tin cá nhân => Chọn Sửa => Chọn file ảnh thay đổi => Ghi lại.
Hình ảnh thay đổi chữ ký điện tử thành công
III. VÍ DỤ CỤ THỂ
LÊ TRẦN BẢO TRANG GỬI ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP ĐẾN LÃNH ĐẠO TRƯỜNG.
Bước 1: Chuyển file word sang file PDF
– Mở file word – Đơn xin nghỉ phép => File => Save As => Chọn nơi lưu file PDF => Chọn Save As Type : PDF => Save.
* Lưu ý: File word nên để khoảng cách từ vai trò đến họ và tên là 5-6 dòng để chữ ký không che tên người ký.
* PDF được chuyển thành công:
* Trường hợp file PDF được mở lên bằng web.
Anh/Chị khắc phục như sau:
Hình ảnh file pdf chuyển đổi thành công nhưng mở trong web
Bước 1: Chọn file PDF bất kỳ trong máy tính của Anh/Chị => Nhấn chuột phải chuột vào file => Chọn Properties => Change => Foxit reader 9.7.
Hình ảnh thu được thành công
Bước 2: Thêm note ký (Bắc buộc): Để chọn vị trí ký tên trong VB.
* Lưu ý: Kéo thả hình chữ nhật nhỏ và ở giữa gần Người viết đơn để chữ ký được đưa vô đúng vị trí, không che lấp tên người ký
1. Chọn Comment => Note => Kéo thả chuột nơi ký và đánh số 2 khung vàng (VD: Nguyễn Hữu Thắng)
2. Tương tự: Chọn Comment => Note => Kéo thả chuột nơi ký và đánh số 1 khung vàng (VD: Lê Trần Bảo Trang)
3. Chọn Comment => Note => Kéo thả chuột nơi ký và đánh số 3 khung vàng (VD: Nguyễn Doãn Thành)
Bước 3: Thực hiện đăng nhập tài khoản Lê Trần Bảo Trang.
Bước 4: Chọn Văn bản nội bộ => Click Trình ký nội bộ => Chọn + và điền nội dung.
4.1. Tên văn bản*: Đơn xin nghỉ phép
4.2. Nội dung văn bản*: Đơn xin nghỉ phép
4.3. Thể thức*: Giấy nghỉ phép
4.4. Mã văn bản* : -NP
4.5. Văn bản đính kèm: Không
4.6. File ký*: Chọn File PDF đã thêm note ký (Ở bước 1,2): Giấy nghỉ phép 2
4.7. File đính kèm: Không
4.8. Độ mật*: Bình thường
4.9. Danh sách cá nhân nhận văn bản: Gửi thêm Nguyễn Phan Quốc Chiến để biết thành viên trong tổ Công nghệ thông tin nghỉ, sắp xếp hỗ trợ các công việc trong tổ.
4.10. Bổ sung người ký*:
– Người ký tên: Lê Trần Bảo Trang, Nguyễn Hữu Thắng, Nguyễn Doãn Thành.
– Người ký nháy: Ngô Tấn Tài => Bỏ chọn phần hiển thị chữ ký.
*Lưu ý: Danh sách theo họ tên người ký sẽ gửi đến lần lượt người ký từ trên xuống dưới:
1. Ngô Tấn Tài: Xem và thông qua, VB gửi đến Lê Trần Bảo Trang.
2. Lê Trần Bảo Trang: Nhận đơn, ký tên và VB gửi đến Nguyễn Hữu Thắng.
3. Nguyễn Hữu Thắng: Nhận đơn, ký tên và VB gửi đến Nguyễn Doãn Thành (Hiệu trưởng).
4. Nguyễn Doãn Thành: Ký tên.
4.11. Đơn vị ban hành: Phòng Hành chính – Tổng hợp
Bước 5: Chức năng cuối: Chọn trình ký => Đồng ý.
Tạo đơn xin nghỉ phép thành công
IV. MÔ PHỎNG QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐƯỢC TRÌNH ĐẾN KHI BAN HÀNH
1. Thư gửi đến Ngô Tấn Tài đầu tiên:
Màn hình sau khi Ngô Tấn Tài đăng nhập(Dashboard). 
Click vào Chờ ký duyệt => Chọn 
để ký duyệt => Ký duyệt (Thêm ghi chú nếu muốn) => Đồng ý.
- VB được thông qua và gửi đến người thứ 2 là Lê Trần Bảo Trang.
2. Đơn nghỉ phép được gửi đến Lê Trần Bảo Trang để ký tên.
Văn bản nhận được: 1
(Làm các bước tương tự Ngô Tấn Tài)
Click chọn Chờ ký duyệt => Click Ký duyệt => Đồng ý, VB sẽ được gửi đến người thứ 3 ký là: Nguyễn Hữu Thắng.
3. Đơn xin nghỉ phép được gửi đến Nguyễn Hữu Thắng (Người ký tên thứ 3)
Màn hình sau khi Nguyễn Hữu Thắng đăng nhập vào tài khoản:
(Làm các bước tương tự Ngô Tấn Tài)
Click vào Chờ ký duyệt => Ký duyệt => Đồng ý. VB sẽ được gửi đến người thứ 4 Nguyễn Doãn Thành – Hiệu trưởng.
4. Đơn xin nghỉ phép được gửi đến Nguyễn Doãn Thành – Hiệu trưởng (Người ký tên thứ 4)
Click vào Chờ ký duyệt => Ký duyệt => Đồng ý.
VB sẽ được ban hành và gửi thông báo đến các tài khoản cá nhân, tài khoản có chữ ký nháy, chữ ký như: Nguyễn Doãn Thành, Nguyễn Hữu Thắng, Ngô Tấn Tài, Lê Trần Bảo Trang, Nguyễn Phan Quốc Chiến.
Đơn xin nghỉ phép của Lê Trần Bảo Trang đã được ký duyệt và ban hành.
V. CÁCH XEM LỊCH SỬ ĐƠN ĐÃ TRÌNH KÝ NỘI BỘ
1. Để xem thông tin chi tiết: Click văn bản nội bộ => Trình ký nội bộ => Chọn phía dưới trạng thái văn bản hoặc thể thức (VD: Chọn Đang xử lý…)
Hình – Thông tin chi tiết là đơn đã đến người ký nào
Hình trên hiển thị đơn xin phép của Lê Trần Bảo Trang đã được Lê Trần Bảo Trang ký duyệt vào lúc 8h05p ngày 1/12/2022 và chờ Nguyễn Doãn Thành ký tên cuối cùng và ban hành.
VI. CÁCH XEM CÁC ĐƠN ANH/CHỊ ĐÃ KÝ DUYỆT
Chọn Ký duyệt => Tìm kiếm bằng cách: Thông tin văn bản; thể thức; Chọn ngày tạo; Chọn trạng thái xử lý (Tất cả, Chờ ký duyệt, Đã ký duyệt, Đã từ chối) => Tìm kiếm.
VII. TRÌNH KÝ THEO MẪU ĐÃ GỬI
Chọn trình ký nội bộ => Chọn biểu tượng sao chép => Chỉnh sửa theo đúng nội dung mình muốn và trình ký => Thêm file PDF => Trình ký.
Hình – Màn hình thu được sau khi chọn biểu tượng sao chép
VIII. CHUYỂN VĂN BẢN
* Để chuyển vản bản đến nhiều đơn vị:
Chọn trình ký nội bộ => Chọn biểu tượng chuyển văn bản => Nhập ND văn bản => Chọn chuyển cho cá nhân hoặc chuyển cho đơn vị hoặc chuyển cho nhóm cá nhân => Chọn tên cá nhân hoặc đơn vị => Chọn chuyển văn bản.
IX. CÁCH HUỶ LUỒNG KÝ: Huỷ luồng ký nếu muốn chỉnh sửa lại đơn, trình đơn khác.
9.1. Huỷ luồng ký: Chọn văn bản nội bộ => Trình ký nội bộ => Chọn huỷ luồng ký => Đồng ý.
9.2. Trình ký lại sau khi huỷ luồng ký:
Chọn văn bản nội bộ => Trình ký nội bộ => Chọn Trình ký lại.
=> Thêm file PDF và chỉnh sửa (Nếu muốn) => Trình ký.
X. CÁCH TẢI VÀ IN ĐƠN ĐÃ BAN HÀNH
10.1. Cách tải đơn đã ban hành
Chọn văn bản nội bộ => Trình ký nội bộ => Chọn trạng thái văn bản: Đã ban hành => Chọn Phần trạng thái văn bản: Đã ban hành => Chọn biểu tượng tải về 
=> Đồng ý.
10.2. Cách in đơn đã ban hành
Chọn văn bản nội bộ => Trình ký nội bộ => Chọn trạng thái văn bản: Đã ban hành => Chọn Đơn muốn in => Click chọn biểu tượng Print => In.
XI. XEM TRƯỚC KHI TRÌNH KÝ VĂN BẢN: Chọn Ghi lại để xem trước văn bản ban hành sẽ như thế nào và thực hiện chỉnh sửa trước khi ban hành (Nếu muốn)
Bước 1: Trình ký nội bộ => Thêm mới văn bản => Điền thông tin
hoặc Sao chép mẫu luồng ký => Điền thông tin => Upload file PDF.
Bước 2: Chọn Ghi lại => Đồng ý.
Bước 3: Click File ký để xem lại văn bản: Thông tin, ảnh chữ ký.
Bước 4: Trình ký lại => Đồng ý.
Tải về: Tài liệu HD sử dụng PM ERP STORE
